FlowSync — Estrategia de Enrutamiento de Leads B2B

Tiempo actual T1

Vs. benchmark: 5-10 min

Objetivo: <10 min

Leads sin propietario

18%

A las 48h post-entrada

Objetivo: <2%

SLA compliance

~30%

Estimado segun datos

Objetivo: >90%

Mejora conversion

+40%

Con SLA <10min (Justin Norris)

Fuente: RevOps FM 2025

01 — Arbol de Decision de Enrutamiento

Lead entrante en FlowSync

1. ¿Cuenta conocida?
Match dominio / empresa

Ruta al Account Owner
Notifica: nuevo contacto en tu cuenta

AE propietario de cuenta
+ alerta a CS si es cliente

2. ¿Supera score ICP?
Fit + engagement ≥ umbral

Nurture / marketing automation
Tier 3 · SLA 24h

3. ¿Territorio?
Geo × Tamano empresa

4. ¿Rep disponible?
No OOO · no cap diario

Asignar + notificar
iniciar timer SLA

Cola + backup rep
escalacion automatica

02 — SLA por Tier de Lead

Tier 1 · HOT 5 min

Alto fit ICP + alta intencion · Demo / pricing solicitados

Formulario demo Solicitud pricing Referidos

15 min sin contacto: alerta Slack al manager · 30 min: reasignacion automatica al backup rep

Tier 2 · WARM 1 hora

Buen fit ICP + intencion moderada · descarga de contenido

Descarga guia PDF Outbound enriquecido

2h sin contacto: alerta manager · 4h: reasignacion + log SLA_Breached

Tier 3 · NURTURE 24 horas

Bajo fit o baja intencion · flujo de nurturing automatico

Contenido de blog Eventos

48h sin contacto: devolver a marketing automation · alerta RevOps

Evidencia cientifica que respalda los SLAs

21×

Mas probabilidad de calificar

Respuesta en 5 min vs. 30 min (Dr. Oldroyd, MIT Sloan, 2007)

+40%

Conversion lead-to-opp

SLA <10 min en hand-raisers (Justin Norris, RevOps FM 2025)

66.7%

Conversion con booking instant

Vs. ~30% media (Chili Piper 2025, 4M form submissions)

42h

Respuesta media B2B actual

23% nunca responden (HBR 2011, 2.241 empresas)

03 — Mapa de Territorios

SMB Iberia

<100 emp · Espana + Portugal

Javi Sara Tomas (0.5x)

SMB Benelux / DACH

<100 emp · Benelux + DACH

Luisa

Mid-Market EMEA

100–1.000 emp · toda Europa

Ana Marco

Enterprise

>1.000 emp · EMEA (sin asignar)

Ana (interina) ⚠ pendiente de AE

SDR Coverage

Pablo: EMEA Oeste · Celia: EMEA Norte

Pablo → Javi / Luisa Celia → Marco / Ana

04 — Logica ABM (Cuentas Conocidas)

Match de cuenta

Por dominio de email o nombre de empresa (Apollo/Clay enrichment previo)

Cuenta con propietario AE

Ruta directa al AE dueno de la cuenta. Notifica "Nuevo contacto de tu cuenta". Si el dueno es SDR, ruta al AE asignado del territorio.

Cuenta existente sin propietario

Ruta via logica territorial normal y asigna Account Owner simultaneamente.

Cliente activo

Ruta a CSM (no a ventas). Nueva oportunidad de expansion → alerta al AE.

Cuenta perdida (churned)

Alta prioridad Tier 1. Ruta a especialista win-back o AE original si disponible.

05 — Round-Robin Ponderado (Mid-Market EMEA)

⚖️

Pesos del equipo

Rep	Nivel	Peso	Distribucion
Ana	Senior	3	37.5%
Marco	Senior	3	37.5%
Javi	Mid	2	25%
Sara	Mid	2	25%
Luisa	Mid	2	25%
Tomas	Ramping	1	12.5%

🔄

Secuencia de rotacion expandida (SMB Iberia)

Lista interna que implementa los pesos (Javi:2, Sara:2, Tomas:0.5 → 1 slot cada 4)

Javi — 50% (peso 2)

Sara — 37.5% (peso 2)

Tomas — 12.5% (peso 1)

⬜ OOO: skip, avanzar contador

Checks de disponibilidad antes de asignar:
OOO / vacaciones · Cap diario excedido · Fuera de horario laboral (08:00-18:00 CET)

📋

Campos de seguimiento SLA en CRM

Routed_At DateTime · cuando se asigna al rep

First_Touched_At DateTime · primera actividad registrada

SLA_Minutes Formula: First_Touched - Routed

SLA_Status Formula: Met / Warning / Breached

SLA_Tier Picklist: Tier 1 / Tier 2 / Tier 3

SLA_Breached Booleano · para reporting

Routing_Path Texto · ABM / Territory / RR / Fallback

🛠

Herramientas recomendadas para FlowSync

Herramienta	Rol	Fit
HubSpot nativo Workflows + propiedades	Routing basico + SLA fields	Recomendado
Chili Piper Form → booking instantaneo	T1 demo requests	Recomendado
Default Routing + enrichment todo-en-uno	Si escalan a 500+ leads/mes	Alternativa
RevenueHero Alternativa economica Chili Piper	T1 si presupuesto limitado	Alternativa
LeanData Enterprise routing SFDC	Solo si migran a Salesforce	Enterprise

Decision recomendada

400 leads/mes = HubSpot nativo + Chili Piper para T1. ROI claro antes de herramienta dedicada. Reevaluar con Default a partir de 800 leads/mes.

06 — Checklist de Auditoria Trimestral

✗

Cobertura de reglas
¿Hay leads sin propietario asignado?

Objetivo: 0 leads huerfanos

18% → CRITICO

✗

Velocidad mediana T1
Tiempo medio hasta primer contacto

Objetivo: <5 min mediana

6h → CRITICO

Equilibrio distribucion
Varianza leads entre reps mismo segmento

Objetivo: ±10% tolerancia

Tomas overloaded

✗

SLA compliance global
% leads tocados dentro de SLA

Objetivo: >90%

~30% → CRITICO

Tasa de reasignacion
Leads reasignados post-asignacion inicial

Objetivo: <15%

Sin datos aun

Conversion por ruta
Diferentes paths de routing con distinta conversion

Identificar rutas rotas

Sin medir

✓

Balance de territorios
Pipeline por territorio ±10-15% mediana

Fullcast research 2024-2025

Territories OK

✗

Cola activa
Leads en cola >1 hora

Objetivo: 0 leads en cola

No monitoreada

Gaps de cobertura horaria
Periodos sin reps disponibles (08:00-18:00 CET)

Sin follow-the-sun

Fuera de CET riesgo

07 — Plan de Accion Prioritizado

Semana 1 — CRITICO

Instalar Chili Piper en formulario demo — Target: 5 min T1 desde dia 1

Crear campos SLA en HubSpot — Routed_At, SLA_Tier, SLA_Status

Configurar alertas Slack — 15min breach T1 → manager

Semana 2-3 — IMPORTANTE

Round-robin ponderado — Tomas al 50% de carga hasta mes 4

Reglas ABM en HubSpot — Match por dominio → Account Owner

Dashboard SLA en tiempo real — Cola >1h visible para ops

Mes 2 — OPTIMIZACION

Auditoria T1 compliance — objetivo >90%; ajustar pesos

Conversion por ruta — identificar rutas con baja conv.

Evaluar AE Enterprise — dedicado o rota T2 territory logic

Estrategia de Enrutamiento de Leads B2B

Diagnostico inicial — 3 problemas criticos detectados