Encontramos una licencia de Pitch activa. Y otra de Miro. Y otra de Loom Pro. Las tres abiertas en paralelo en una empresa de ocho personas. El 95% de nuestros vídeos internos los hacíamos en Loom. Pitch tenía cuatro documentos. Miro, dos tableros de brainstorming del Q2 del año pasado.
Eso no es un problema de herramientas. Es un problema de no mirar.
Según Productiv, el coste medio de SaaS por empleado en empresas europeas de 50 a 200 personas ronda los 847 dólares al año. Para una empresa de 90 personas, eso son más de 76.000€ anuales en software. Y la mayoría de CTOs no sabe exactamente qué hay ahí dentro.
El problema no es que pagues de más. Es que no lo ves.
El gasto en SaaS se fragmenta entre tarjetas de crédito de fundadores, cuentas de empresa antiguas, suscripciones activadas en pruebas que nadie canceló y licencias de equipo compradas en un momento de entusiasmo colectivo. No hay malicia. Hay dispersión.
Hace tres meses un cliente nuestro de Madrid —empresa de 90 personas, producto digital, mezcla de diseño y desarrollo— nos pidió que hiciéramos una revisión de su stack antes de cerrar la ronda. Lo que encontramos:
18 licencias de Figma activas. Cuatro diseñadores activos. El resto eran developers, PMs y gente de operaciones que había pedido acceso alguna vez "para ver un prototipo" y nunca lo habían cancelado. Coste: 2.160€/año en licencias que no se usaban.
Mismo cliente: Notion Business para 120 usuarios. El 60% de esos usuarios no había creado ni una página en los últimos seis meses. Lo usaban como lectores pasivos de documentación que podría estar en cualquier wiki gratuita. Coste extra frente al plan Plus: ~6.000€/año.
Esto parece obvio desde fuera. Por dentro nadie lo ve porque nadie tiene la vista completa.
Las tres categorías de gasto oculto
Después de hacer esto con una docena de equipos, el desperdicio cae siempre en tres cubos:
| Categoría | Descripción | Señal | Estado |
|---|---|---|---|
| Licencias zombie | Usuarios activos en la factura pero sin actividad real en 90 días | Login last seen > 90 días | Eliminar |
| Herramientas duplicadas | Dos o más herramientas haciendo la misma función (Loom + Pitch + Miro) | Solapamiento de features >80% | Consolidar |
| Plan sobredimensionado | Plan Enterprise/Business con features que el equipo no usa | Feature utilization <30% | Bajar plan |
| Integraciones olvidadas | Conectores y add-ons que se activan con una herramienta y nadie cancela al cambiar | Sin uso en últimos 60 días | Eliminar |
| Stack bien calibrado | Uso activo, plan adecuado, sin duplicados | DAU/MAU > 0.6 | Mantener |
"No es que la empresa gaste mal. Es que no tiene la vista. Nadie la tiene. El CFO ve la línea de software en el P&L. El CTO sabe qué herramientas existen. Pero nadie tiene los dos al mismo tiempo."
El método de las 48 horas: cómo lo hacemos
No hace falta una plataforma. Hace falta disciplina y acceso a las fuentes correctas. Este es el proceso que usamos:
Exporta todos los cargos de los últimos 12 meses de cada tarjeta usada para software. Esto tarda una hora. Encontrarás cosas que no recordabas tener.
Agrupa: comunicación interna, documentación, diseño, analytics, infra. Cuando dos herramientas caen en la misma función, ya tienes un candidato a eliminar.
La mayoría de herramientas B2B tienen un panel de admin con "last active". Haz una captura rápida de los 5-10 más caros. Si ves que el 30% de seats no ha tenido actividad en 90 días, tienes la respuesta.
Si el uso activo real es menor que el 50% de los seats pagados, baja el plan o cancela. No hay que analizarlo más.
Una auditoría de 48 horas sirve para limpiar. El problema real es que en tres meses vuelve a crecer si no hay un proceso. Programa la próxima revisión antes de cerrar esta.
Lo que encontramos en NomadaStack (sin vergüenza)
Cuando aplicamos el mismo proceso a nosotros mismos —ocho personas, full remote— encontramos:
- Loom Pro + Pitch + Miro activos en paralelo. Función solapada: documentación visual y presentaciones asíncronas. Decisión: Loom único para el 95% de casos. Pitch y Miro cancelados. Ahorro: 1.400€/año.
- Slack Pro para ocho personas con el historial de mensajes activado como feature principal. El plan gratuito cubre equipos de hasta 10 con las integraciones que usamos. Decisión: downgrade. Ahorro: 960€/año.
- Dos cuentas de Zoom: una del antiguo CTO, una activa. La primera nadie la había cancelado al salir él. Ahorro directo: 168€/año en una licencia fantasma.
Total identificado en nuestro equipo de ocho: algo más de 2.500€/año. Pequeño en términos absolutos. Pero si extrapolamos la proporción a una empresa de 90 personas —que es el cliente tipo— estamos hablando de los 34.000€ del título.
Por qué nadie lo hace hasta que alguien lo fuerza
Hay una razón estructural: la persona que aprueba el gasto (CFO, COO) no tiene visibilidad del uso. La persona que tiene visibilidad del uso (CTO, tech leads) no tiene incentivo a reducir su stack. Y los equipos lo normalizan porque cada herramienta parece pequeña por separado.
200€ al mes en una herramienta no parece nada. Quince herramientas a 200€ son 36.000€/año. Y cuando sumas las licencias infrautilizadas en cada una, el multiplicador crece.
La solución no es un spreadsheet más sofisticado. Es tener los datos de uso y el coste en el mismo sitio, actualizados, y con una alerta cuando algo deja de usarse.
Que es exactamente lo que construimos en NomadaStack. No por altruismo. Porque lo necesitábamos para nosotros.
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