Pareto — Categorías por gasto
Top 3 categorías = 46.3% del gasto total · Pareto 20/80 identificado
Crecimiento YoY por Categoría (2024→2025)
¿Qué explica el +47% de gasto? Las 3 categorías 100% son nuevas o duplicadas
Categoría
2025
2024
Crecim.
🗄 Data Warehouse
96,000€
48,000€
↑ +100%
🎯 Recruiting Services
48,000€
24,000€
↑ +100%
📧 Email Marketing
45,600€
22,800€
↑ +100%
💳 Expense Mgmt
27,600€
15,600€
↑ +77%
🏗 Contractor/Freelance
64,800€
38,400€
↑ +69%
📡 Monitoring/Obs.
126,000€
78,000€
↑ +62%
☁ AWS
312,000€
198,000€
↑ +58%
🤝 CRM Platform
108,000€
72,000€
↑ +50%
📣 Paid Media
108,000€
72,000€
↑ +50%
🔷 SaaS / Sub. Soft.
164,400€
115,200€
↑ +43%
Diagnosis: El +100% en Email Marketing no refleja 2x volumen real — son herramientas duplicadas (Klaviyo + Mailchimp + Brevo + HubSpot). Lo mismo ocurre con Monitoring (Datadog + New Relic + Grafana). Shadow IT en acción.
Ciclo de Compra por Categoría (Goldratt)
Mediana cross-categoría: 12 días · Umbral cuello de botella (2×): 24 días
Categoría
N
Req→PO med.
Req→PO P90
Hops
⚖ Outside Counsel
3
63.0d
64.6d
5.0
⚠ BOTTLENECK
👥 HRIS / Payroll
1
16.0d
16.0d
3.0
OK
🎯 Recruiting Services
2
13.0d
13.0d
2.0
OK
☁ Cloud Infra.
3
12.0d
12.0d
2.0
OK
📡 Monitoring/Obs.
2
9.5d
9.9d
2.0
OK
📣 Paid Media
2
5.0d
5.0d
1.0
OK
🔷 SaaS / Sub. Soft.
4
4.0d
4.0d
1.0
OK
Cuello de Botella Identificado
BOTTLENECK
Outside Counsel — Despacho Garrigues
Req → PO mediana
63 días
P90
64.6 días
Approver hops
5.0
vs threshold (24d)
+5.25×
Principio de Goldratt: mejorar cualquier otra categoría NO aumenta el throughput. Atacar el cuello de botella primero:
Colapsar 5 hops de aprobación a 1 aprobador por banda de precio (ej. CFO firma >50k, VPEng firma 10-50k).
Pre-negociar marco de tarifas anual con Garrigues (MSA) para evitar nueva PO por cada encargo.
Desbloquear revisiones legales paralelas (redlining simultáneo, no secuencial).
Crear catálogo de contratos estándar (NDA, DPA, SaaS subscription) aprobados por Legal a priori.
Plan de Consolidación de Proveedores
6 clusters de función duplicada · Ahorro neto año 1 (solo clusters OK): 48,100€
✓ RECOMENDAR
📡 Monitoring / Observability
✓ Datadog
New Relic
Grafana Cloud
Gross savings
54,000€/año
Coste migración
32,000€
Net Y1
22,000€
Consolidar a Datadog (14 integraciones). Offboard: New Relic + Grafana Cloud. Recuperación inversión en 7 meses.
✓ RECOMENDAR
📧 Email Marketing Platform
✓ Klaviyo
Mailchimp
Brevo
HubSpot
Gross savings
39,600€/año
Coste migración
21,500€
Net Y1
18,100€
Consolidar a Klaviyo (8 integraciones). Offboard: Mailchimp + Brevo + HubSpot. 4 herramientas → 1 plataforma.
✓ RECOMENDAR
📊 Product Analytics
✓ Amplitude
Mixpanel
Gross savings
18,000€/año
Coste migración
10,000€
Net Y1
8,000€
Amplitude (9 integraciones) ya se adquirió para sustituir Mixpanel. Completar la migración y dar de baja Mixpanel.
✗ NO CONSOLIDAR
👥 HRIS / Payroll
Rippling
Personio
Gross savings
14,400€/año
Net Y1
6,400€
Tier-1 · Sin plan break-glass documentado. No consolidar hasta tener protocolo de contingencia de 72h para Rippling. Riesgo crítico para nómina.
✗ NO CONSOLIDAR
🔒 Security Tooling
Okta (SSO)
Snyk (SAST)
Gross savings
18,000€/año
Net Y1
6,000€
Okta es tier-1 (35 integraciones) sin break-glass. Snyk y Okta cubren funciones distintas (SAST vs. IAM) — no son duplicados reales. Revisar categorización.
⏸ DIFERIR
💳 Expense / Spend Management
✓ Ramp
Expensify
Gross savings
9,600€/año
Net Y1
5,600€
Ahorro marginal — la disrupción operativa probablemente supera los 5,600€. Consolidar a Ramp en la próxima renovación (enero 2026) sin coste de migración adicional.
Clusters de Renovación — Leverage Destruido
2 meses con ≥3 renovaciones simultáneas · Sin apalancamiento de negociación
⚠ Enero 2026 — 7 contratos simultáneos
Snowflake
Data Warehouse
96,000€
Salesforce
CRM Platform
84,000€
Rippling
HRIS / Payroll
54,000€
Personio
HRIS / Payroll
14,400€
Ramp + Expensify
Expense Mgmt
27,600€
Mailchimp
Email Marketing
6,000€
Acción: escalonar renovaciones ya (términos 18m + 6m + 12m). No renovar 7 proveedores en la misma semana.
⚠ Septiembre 2026 — 3 contratos simultáneos
Datadog
Monitoring
72,000€
New Relic
Monitoring
36,000€
Grafana Cloud
Monitoring
18,000€
Oportunidad: si se consolida a Datadog (recomendado), este cluster desaparece. Negociar en julio con 2 meses de ventaja.
Plan de Acción — Resumen Ejecutivo
Prioridad para la revisión del board de julio 2026
Ejecutar ahora (3)
Consolidar Monitoring
Offboard New Relic + Grafana Cloud → Datadog. Net: 22,000€/año
Consolidar Email Marketing
4 herramientas → Klaviyo. Net: 18,100€/año. Offboard Mailchimp + Brevo + HubSpot
Dar de baja Mixpanel
Amplitude ya activo. Net: 8,000€/año
Bloqueados (2)
HRIS: Rippling
Documentar plan de contingencia 72h antes de consolidar. Personio en riesgo.
Cycle: Outside Counsel
63 días Req→PO. Colapsar 5 hops → 1. Crear MSA anual con Garrigues.
Escalonar renovaciones Enero
7 contratos en enero destruyen leverage. Renegociar términos ya.
Diferir (1)
Expense Mgmt
Consolidar Ramp + Expensify en renovación Ene 2026 sin coste extra. Net: 5,600€
Threshold SaaS <5k
Implementar proceso de aprobación para shadow IT sub-5k. Previene próximo ciclo de sprawl.
Revisión trimestral
Annual es demasiado grueso para SaaS. Implementar revisión trimestral de renovaciones.
Ahorro neto total ejecutable Año 1
48,100 €
Ahorro potencial Año 2+
96,200 €
(sin coste migración)
Sobre gasto total 2025
3.7% → 7.4%