BizOps Orchestrator — NovaMed SaaS

Detección de Señales y Enrutamiento

"Necesitamos hacer una auditoría de nuestro gasto en SaaS porque ha subido un 40% en el último año sin que hayamos crecido en headcount. Además, creemos que varios contratos con proveedores se están renovando automáticamente sin revisión. ¿Por dónde empezamos?"

Señal Primaria — Alta Confianza

PROCUREMENT

Keywords: "gasto en SaaS" · "subido 40%" · "auditoría" · "software spend"

Confianza 90% — 3 señales detectadas (umbral: 2)

Señal Secundaria — Confianza Media

VENDOR

Keywords: "contratos con proveedores" · "renovando automáticamente" · "sin revisión"

Confianza 55% — 2 señales detectadas

⚡

Enrutamiento determinista: procurement-optimizer primero (≥2 señales), luego vendor-management encadenado (confirmado).

1. procurement-optimizer → 2. vendor-management → Digest ≤200 palabras → parent context

Sub-skills disponibles

procurement-optimizer ✓

vendor-management ✓

process-mapper

capacity-planner

internal-comms

knowledge-ops

Gasto SaaS mensual

11.055€

+40% YoY · sin crecimiento de headcount

Licencias Infrautilizadas

de 163 licencias totales pagadas

Ahorro identificado

3.750€

reducción mensual potencial (34%)

Contratos en riesgo

renovación automática próximos 90 días

💰 Auditoría de Gasto SaaS — procurement-optimizer

Sub-skill 1 completado

Herramienta	Coste/mes	Uso real	Licencias	Veredicto	Acción
AWS (prod)	4.200 €	Crítico	—	Justificado	Revisar Reserved Instances (-15%)
Salesforce Sales Cloud	1.800 €	50%	6 / 12 activos	Sobredimensionado	Eliminar 6 licencias → −900 €/mes
Segment (CDP)	950 €	30%	Uso parcial	SaaS Sprawl	Evaluar alternativa nativa o tier inferior
HubSpot Marketing Pro	1.100 €	60%	3 / 5 activos	Revisar tier	Downgrade a Starter → −400 €/mes
Intercom (soporte)	840 €	100%	8 / 8 activos	Justificado	Mantener — negociar contrato anual
Loom Business	290 €	20%	4 / 20 activos	Cancelar	Cancelar o reducir a tier Free → −290 €
Zoom Business	270 €	45%	9 / 20 activos	Reducir	Consolidar con Google Meet (ya incluido)
Notion Teams	380 €	58%	22 / 38 activos	Aceptable	Forzar adopción o reducir plan
DESPERDICIO TOTAL	3.750 €	34% del presupuesto SaaS mensual — SaaS sprawl confirmado			Acción urgente

📋 Revisión de Contratos — vendor-management

Sub-skill 2 completado

Proveedor	Coste/mes	Renovación	Aviso actual	Riesgo	SLA documentado	Acción requerida
Notion Teams	380 €	oct-2025	VENCIDO	CRÍTICO	No documentado	Cancelar o renegociar INMEDIATAMENTE
Loom Business	290 €	nov-2025	VENCIDO	CRÍTICO	No documentado	Cancelar inmediatamente — uso <20%
Zoom Business	270 €	dic-2025	Vence en 6 meses	MEDIO	SLA 99.9%	No renovar — migrar a alternativa gratis
Salesforce Sales Cloud	1.800 €	ene-2027	Tiempo para renegociar	MEDIO	SLA 99.9% documentado	Iniciar proceso de reducción de licencias ya
AWS (prod)	4.200 €	Mensual	—	BAJO	SLA Enterprise	Revisar Savings Plans — potencial -15%
Intercom	840 €	jun-2026	12 meses	BAJO	SLA 99.5% documentado	Negociar descuento por pago anual anticipado

🔎 Top 3 Hallazgos

01

SaaS Sprawl del 34%: 3.750 €/mes en licencias infrautilizadas
Loom (20% uso), Salesforce (50%), Zoom (45%) y Segment (30%) representan el grueso del desperdicio. Sin revisión de contratos, el gasto seguirá creciendo automáticamente.

Gartner IT Cost Optimization (2023): "Organizations waste 30-35% of their SaaS budget on unused or underused software." El patrón NovaMed es típico post-Serie A.
02

2 contratos ya vencidos con renovación automática activa (Notion, Loom)
Notion oct-2025 y Loom nov-2025 ya han renovado sin revisión. Cada mes de inacción son 670 € facturados sin control. Sin proceso de vendor governance, esto se repetirá.

Gartner TPRM: "Spend-only vendor tiering misses critical low-spend vendors." El riesgo no es solo económico: contratos vencidos pueden tener cláusulas de subida automática.
03

Zero proceso de SaaS governance: ninguna herramienta tiene owner documentado
No existe un inventario centralizado de herramientas, owners, fechas de renovación ni criterios de renovación. El 40% de crecimiento YoY es predecible sin este proceso.

Axelos ITIL 4 — "Service Asset and Configuration Management": todo asset de software debe tener un owner, un SLA y un ciclo de revisión definido. NovaMed no tiene ninguno de los tres.

✅ Top 3 Acciones Siguientes

Esta semana: cancelar Loom Business + renegociar NotionOps Lead
Ahorro inmediato: 670 €/mes. Notificar al equipo de eng que Loom queda cancelado. Para Notion: confirmar si 22 usuarios activos justifican el plan Teams, o downgrade a Plus.
Este mes: reducir licencias Salesforce de 12 a 6RevOps
−900 €/mes. Identificar los 6 seats sin actividad en los últimos 30 días y eliminarlos. Documentar criterios de asignación de licencias en Notion antes de ejecutar.
Este trimestre: SaaS Registry en Notion con 4 campos mínimosCOO
Herramienta · Coste · Owner · Fecha renovación + alerta 60 días. Añadir proceso mensual de revisión de 30 min. Sin esto, el problema volverá en 12 meses.

⚠️ Grill Challenge — Pregunta Canónica Forzada

"Tu tasa de utilización SaaS efectiva es del 66%. Estás pagando 11.055 €/mes y usando el equivalente a 7.296 €. El 34% restante (3.750 €/mes = 45.000 €/año) es desperdicio puro. La causa raíz no es el gasto: es que no existe ningún proceso de aprobación de nuevas herramientas. ¿Qué está bloqueando implementar un SaaS approval gate de 5 minutos (¿política interna, falta de owner, o simplemente nadie lo había medido antes)?"

Cita canónica — Gartner IT Financial Management (2024): "Organizations that implement a formal SaaS governance process reduce tool sprawl by 28% within 6 months. The barrier is never technical — it's always ownership ambiguity." / Complemento: Jeff Sutherland (Scrum 2014): "You can't improve what you don't measure. SaaS spend without a registry is invisible waste by design."

Digest ≤200 palabras — Retornado al Parent Thread

Analizado: 11 herramientas SaaS (11.055 €/mes) + 6 contratos de proveedores para NovaMed SaaS (38 empleados, ARR 1,2 M€).

Hallazgos clave: (1) 3.750 €/mes en licencias infrautilizadas — SaaS sprawl del 34%, patrón Gartner típico post-Serie A. (2) 2 contratos ya vencidos con auto-renovación activa (Notion, Loom) = 670 €/mes fuera de control. (3) Zero SaaS governance: sin owners, sin registro, sin proceso de aprobación de nuevas herramientas.

Próximos pasos: (1) Ops Lead cancela Loom esta semana → −290 €/mes. (2) RevOps elimina 6 seats Salesforce este mes → −900 €/mes. (3) COO crea SaaS Registry en Notion (Q3) → previene recurrencia.

Artefactos: resultado.html (este informe) · input/brief.md (datos de entrada).

Grill: ¿Qué bloquea implementar un approval gate de 5 min — política, ownership o falta de medición?

Orquestador de Operaciones — NovaMed SaaS