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Inventario y Diagnóstico del Stack
10 herramientas auditadas| Herramienta | Capacidad | Coste/año | Adopción | Diagnóstico | Acción recomendada |
|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot Professional CRM + Marketing Automation | CRM hub, secuencias, MA | €22.800 | ● Core | Hub central. Activar secuencias nativas — eliminar duplicidad con Apollo. Conectar Gong bidireccional. | |
| Apollo.io Sales Engagement + Prospecting | Secuencias, base de datos | €8.400 | ● Migrar | Mantener solo base de datos B2B (€3.600/año). Migrar secuencias a HubSpot para eliminar duplicidad. | |
| Gong Conversation Intelligence | Grabación, coaching, deal intel | €14.400 | ● Optimizar | Insights valiosos sin fluir al CRM. Activar integración nativa Gong↔HubSpot para enriquecer deals automáticamente. | |
| Notion Knowledge Base | Documentación, playbooks | €1.200 | ● Core | Base sólida. Activar Notion AI Agents para crear RAG sobre documentación interna (incluido en plan Plus). | |
| PandaDoc Propuestas + Contratos | Firma electrónica, CPQ | €3.600 | ● Core | Bien utilizado. Verificar integración con HubSpot para pull automático de datos de deal. | |
| Zapier Pro iPaaS / Automatización | Integración entre tools | €1.800 | ● Core | Capa middleware esencial. Documentar todos los Zaps activos, migrar los nativos de HubSpot. | |
| Calendly Scheduling | Agendado de demos | €960 | ● Eliminar | HubSpot Meetings incluido en el plan Professional. Migrar y cancelar Calendly. Ahorro €960/año. | |
| Metabase BI / Reporting | Dashboards operativos | €2.400 | ● Eliminar | Segunda fuente de verdad vs. HubSpot. Consolidar reportes en HubSpot Reports. Ahorro €2.400/año. | |
| ChurnZero Customer Success Platform | Health scoring, renewals | €0 (trial) | ● No comprar | A €8M ARR con 2 CSMs es overkill (€18K/año). Implementar health scoring con HubSpot + Zapier por <€2K. | |
| ChatGPT Teams AI genérica | Productividad individual | €3.600 | ● Migrar | Descentralizado = prompts inconsistentes. Migrar a Langdock (€20/user, GDPR EU) con biblioteca de prompts compartida. |
▶
Matriz Capacidad-Valor
Fit con capacidad necesaria →
Valor para el negocio ↑
● Core — Maximizar
HubSpot
PandaDoc
Notion
Zapier
△ Optimizar — Adopción
Gong
Apollo (enrichment)
▢ Revisar — Fix proceso
ChatGPT Teams
Calendly
✕ Eliminar — Shelfware
Metabase
ChurnZero
Apollo sequences
⚡
Madurez IA — Etapa Actual
1
Ad-hoc / Soluciones Puntuales
ChatGPT individual, Gong aislado, sin integración de outputs
AHORA
2
Programático / Automatización
Flujos IA con sync CRM nativo, biblioteca prompts compartida
6M
3
AI-Assisted / Copilotos
Gong insights → HubSpot, health scoring IA, lead scoring IA
12M
4
AI-Orchestrated / Agentes
Agentes autónomos coordinados, human-in-the-loop excepciones
2027
✓
Checklist de Preparación IA
Proceso documentado
Parcial en Notion
Datos limpios en CRM
Duplicados Apollo vs HubSpot
El equipo usará el output
ChatGPT sin estandarizar
Métricas con baseline
Dos fuentes (HubSpot + Metabase)
Protocolo de revisión humana
RevOps equipo activo
Auditoría semanal de outputs IA
Sin cadencia definida
⚠ 3 de 6 prerequisitos fallando
Fieldata no está lista para AI en outbound/forecasting. Prioridad: limpiar datos CRM y unificar fuente de verdad primero.
◈
Arquitectura Hub-and-Spoke Propuesta
Capa de Inteligencia
Gong
Conversation intel
Langdock
AI centralizada EU
★ Nuevo
Apollo (datos)
Enrichment B2B
↑ sync bidireccional ↑
HubSpot Professional
Sistema de Registro Central — CRM + MA + Secuencias + Scheduling
↑ Zapier (middleware) ↑
Capa de Ejecución y Documentos
PandaDoc
Propuestas / firma
Notion AI
Knowledge base + RAG
HubSpot CS
Health scoring nativo
★ Sustituye ChurnZero
▶
Plan de Acción — Próximos 90 días
por prioridadP1
Unificar fuente de verdad: apagar Metabase y migrar reportes a HubSpot
Dos fuentes de verdad generan desconfianza en los datos y paralizan las decisiones. En 2 semanas: auditar los 5 dashboards de Metabase, replicarlos en HubSpot Reports, cancelar la suscripción. Quick win visible para toda la organización.
€2.400
ahorro/año
P1
Migrar secuencias de Apollo a HubSpot y consolidar el workflow SDR
Los SDRs tienen dos listas de secuencias. Regla: Apollo = base de datos de contactos, HubSpot = ejecución de secuencias y registro de actividad. Reducir Apollo al plan Starter de datos (€3.600/año). Duración estimada: 3 semanas con RevOps.
€4.800
ahorro/año
P1
Activar integración Gong ↔ HubSpot con enriquecimiento automático de deals
Gong tiene datos de oro que no viajan al CRM. Configurar la integración nativa para que las llamadas etiqueten deals con: temas de objeción, menciones de competencia, sentimiento, y próximos pasos. Los AEs dejan de hacer logging manual. Coaching basado en datos reales en la weekly.
+12%
win rate est.
P2
Reemplazar ChatGPT Teams por Langdock (AI centralizada con GDPR-EU)
Construir la biblioteca de prompts de Fieldata en Langdock: 8-10 prompts para los casos más usados (personalización de emails, resumen de llamadas, análisis de RFPs, respuesta a objeciones). Langdock con 18 usuarios = €3.960/año (vs. €3.600 actuales pero con control, historial y GDPR-native). El equipo pasa de prompts ad-hoc a workflows repetibles.
+3x
calidad output IA
P2
Cancelar Calendly y migrar a HubSpot Meetings (incluido en plan)
HubSpot Meetings tiene paridad funcional con Calendly para los casos de uso de Fieldata (1-on-1, round robin para inbound). El ahorro es inmediato. Configurar en 1 día. Notificar a los prospectos actuales con un redirect.
€960
ahorro/año
P3
No contratar ChurnZero — implementar health scoring nativo en HubSpot
A 2 CSMs y 94 cuentas, ChurnZero es €18K/año de overhead. Diseñar un health score con 5 señales propias de Fieldata (NPS, número de usuarios activos en plataforma, tickets abiertos, días desde último login, % features utilizadas) y calcularlos en HubSpot vía Zapier. Coste: 2 semanas de RevOps. Revisar ChurnZero cuando lleguen a 4+ CSMs o €15M ARR.
€18.000
evitado/año
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Stack Racionalizado — Comparativa de Presupuesto
Herramienta
Actual
Propuesto
Delta
HubSpot Professional
€22.800
€22.800
—
Apollo.io (downgrade a datos)
€8.400
€3.600
-€4.800
Gong (activar integración)
€14.400
€14.400
—
Notion (upgrade a Plus para AI)
€1.200
€1.800
+€600
PandaDoc
€3.600
€3.600
—
Zapier Pro
€1.800
€1.800
—
Calendly ▼ eliminar
€960
€0
-€960
Metabase ▼ eliminar
€2.400
€0
-€2.400
ChurnZero ▼ no comprar
€0
€0
—
ChatGPT Teams → migrar a Langdock
€3.600
€0
-€3.600
Langdock △ nuevo
€0
€3.960
+€3.960
TOTAL STACK
€59.160
€52.560
-€6.600
▲ Ahorro directo en licencias: €6.600/año
Más €18.000 adicionales evitados al no contratar ChurnZero. Stack reducido de 10 a 8 herramientas activas. Integración mejorada, adopción más alta, una sola fuente de verdad.
Ahorro total (incl. evitado)
€24.600
vs. escenario sin auditoría