Mapeador de Procesos — Cultiva Digital SaaS

Ciclo total P50

10.587

minutos (~7,3 días laborables)

Ciclo total P90

21.210

minutos (~14,7 días)

Ratio valor añadido (VA%)

4,1%

objetivo SaaS: > 25%

Tiempo en esperas

95,2%

umbral: 40%

Throughput (Little's Law)

0,034

clientes/hora · WIP=6

Valor añadido real

435

minutos de 10.587 totales

Diagrama BPMN swim-lane por propietario

Propietario	Etapas (orden de proceso)
Customer Success	#1 [W] Handoff Sales → CS P50: 2.880 min (2 días) → #2 [V] Crear ficha HubSpot P50: 45 min → #3 [W] Scheduling kick-off P50: 4.320 min (3 días) → #8 [V] Informe + activacion P50: 120 min
Tecnico	#4 [V] Config. CRM + email + pixel P50: 180 min → #6 [V] QA checklist 22 pts P50: 90 min → #7 [R] Rework: errores config. P50: 72 min (40% frec.)
Cliente	#5 [W] Aprobacion del setup P50: 2.880 min (2 días)

Cuellos de botella detectados (4 findings)

CRITICAL

Proceso dominado por tiempos de espera

Las etapas de espera representan el 95% del P50 total (umbral perfil SaaS: 40%). El trabajo real se ahoga en colas entre propietarios.

Accion: Identificar la cola mas larga; adelantarla, eliminarla via self-service o aplicar WIP limit upstream para que la cola no crezca.

Impacto P50:

10.080 min

CRITICAL

Etapa critica: Scheduling kick-off call

P50 = 4.320 min vs media de etapas VA = 108,8 min. Ratio: 39,7x por encima del promedio. Mayor cuello de botella individual.

Accion: Enviar agenda + slot Calendly en el email de bienvenida. Objetivo: scheduling en el dia 0, no despues del handoff. Reduccion potencial: 4.320 → 480 min.

Impacto P50:

4.320 min

CRITICAL

Etapa critica: Handoff Sales → Customer Success

P50 = 2.880 min (ratio 26,5x). Sin SLA definido, la transferencia cae en cola de CS sin prioridad visible.

Accion: Automatizar el traspaso via HubSpot workflow: al marcar "Contrato firmado" → tarea auto-asignada a CS con SLA de 4h. Elimina 2 dias de espera.

Impacto P50:

2.880 min

CRITICAL

Etapa critica: Espera aprobacion cliente del setup

P50 = 2.880 min (ratio 26,5x). El cliente revisa a su ritmo sin deadline ni guia visual del checklist.

Accion: Enviar un video de revision de 3 min (Loom) + checklist de 5 puntos con enlace de aprobacion 1-click. Objetivo: reducir a 4h P50.

Impacto P50:

2.880 min

★ Recomendacion principal — Teoria de Restricciones (Goldratt)

El proceso es WASTE-HEAVY con VA% del 4,1% (objetivo SaaS > 25%). El constraint dominante no es la velocidad de ejecucion tecnica, sino la saturacion de las colas de espera entre propietarios, especialmente el scheduling del kick-off (3 dias de blocking).

Subordinar toda mejora al constraint principal antes de tocar cualquier otra etapa:

Automatizar el handoff Sales → CS con SLA de 4h via HubSpot workflow (elimina etapa #1: 2.880 min).
Adjuntar enlace de Calendly + video de bienvenida en el email de bienvenida automatico (elimina etapa #3: 4.320 → 240 min).
Crear portal de aprobacion 1-click con Loom de revision para el cliente (reduce etapa #5: 2.880 → 240 min).
Solo despues: revisar el QA checklist (#6) y el rework (#7) para reducir la tasa del 40%.

Ahorro potencial P50 aplicando pasos 1-3: de 10.587 min a ~1.680 min (reduccion del 84%). VA% sube de 4,1% a ~26% → pasa a HEALTHY.

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★ Recomendacion principal — Teoria de Restricciones (Goldratt)