RevOps Diagnostic — DataLayer SaaS

🎯

Tier 1 — North Star

Revisión mensual/trimestral · CEO + Board

ARR Growth Rate +28% YoY

Net Revenue Retention 88%

LTV:CAC Ratio 8,0x

CAC Payback Period 4,5 meses

Forecast Accuracy ~60%

📊

Tier 2 — Operacional

Revisión semanal · Head of Sales + Marketing

MQL → SQL Conv. 15%

Win Rate Global 22%

Pipeline Coverage 1,8x

Avg. Deal Velocity 90 días

Tiempo en Negociación 28 días

Churn de Renovación Q 4 contratos

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Tier 3 — Actividad

Revisión diaria/semanal · AEs + SDR + CS

Demos agendadas/sem 2,3

Follow-up ratio <24h Sin dato

Onboarding milestones Sin dato

Health Score <70 4 cuentas

Propuestas enviadas/sem 1,1

MQL Scoring Roto — Falsos Positivos Masivos

CRÍTICO · Impacta todo el pipeline de adquisición

Una conversión MQL→SQL del 15% en una empresa B2B con ticket €38K señala un modelo de scoring que está premiando comportamientos de interés (descargas, visitas) sin intent real de compra. El SDR está procesando ~85 MQLs/mes para producir solo 13 SQLs — 85% de su tiempo es desperdicio. Antes de generar más leads, hay que auditar los últimos 50 MQLs que no convirtieron: mismo job title, mismo contenido descargado, mismo tamaño de empresa. El patrón aparecerá.

Revenue Math

Mejorar MQL→SQL de 15% a 25% = +9 SQLs/mes → +2 cierres/mes → +€76K ARR mensual sin un solo euro en lead gen

Negociación: El Cuello de Botella Real

CRÍTICO · 28 días vs. benchmark de 8 días

Los deals están atrapados en Negociación 3,5 veces más tiempo que el benchmark sectorial. Esto suele indicar uno de tres problemas: (1) ausencia de multi-threading — solo hablas con un stakeholder y hay bloqueo interno, (2) falta de urgencia en el deal — el problema no duele lo suficiente para actuar, (3) la propuesta económica no tiene ROI articulado — el CFO no lo aprueba. El win rate del 22% confirma que muchos salen por la derecha sin cerrarse.

Revenue Math

Reducir tiempo en negociación de 28 a 14 días = ciclo total de 90→76 días = 17% más cierres por año = +€130K ARR adicional con mismo pipeline

NRR 88% — La Máquina Fuga Dinero

ALTO · 4 renovaciones perdidas sin señales de alerta previas

Un NRR por debajo del 100% significa que el negocio se encoge cada año aunque no adquieras ni un cliente nuevo. El CS no tenía señales de alerta previas a las 4 bajas — esto es un problema de datos, no de relación. Necesitan un Health Score básico: login frequency + features activadas + tickets de soporte + NPS → 3 segmentos (verde/amarillo/rojo). Intervención proactiva cuando el score cae <70 con 90 días de antelación a la renovación.

Revenue Math

Recuperar 2 de 4 churns trimestre siguiente = €76K ARR retenido + NRR mejora a 94% → 100% en 2 trimestres con expansión mínima

Stack Sobredimensionado, Sub-utilizado

ALTO · HubSpot + Outreach + Gong + Apollo + Notion

5 herramientas para 3 personas de ventas es una señal de alarma. La pregunta no es "necesitamos más herramientas" — es "¿qué porcentaje de HubSpot y Gong estáis usando realmente?". Auditar el uso real antes de añadir nada. La mayoría de empresas a este ARR tienen un 30-40% de capacidad sin explorar en su CRM. Prioridad: pipeline stages definidos con criterios de entrada/salida en HubSpot, automation de alertas de Health Score, y reporting unificado. Apollo y Outreach probablemente se pueden consolidar.

Revenue Math

Consolidar stack (eliminar Apollo o Outreach) = ahorro estimado €8-12K/año + 1-2h/semana por rep recuperadas = €25-40K en capacidad de venta

Plan de Acción RevOps — 90 Días

Semanas 1-2

Auditoría de MQL scoring — Últimos 50 MQLs no convertidos

Exportar de HubSpot: job title, contenido descargado, tamaño empresa, industria, origen. Buscar el patrón de falso positivo. Redefinir threshold de scoring eliminando acciones de bajo intent.

Quick win

Semanas 1-3

Definir Stage Gates en HubSpot — Entrada/Salida/SLA por etapa

Para cada stage del pipeline: criterios de entrada observables (no "el rep cree"), campos obligatorios, SLA máximo en días, protocolo de escalación. Especialmente crítico para "Negociación": multi-threading obligatorio + ROI deck aprobado como condición de entrada.

Fundación

Semanas 2-4

Health Score de CS — Versión MVP con 3 señales

Login frequency (semanal), features activadas (%), tickets soporte críticos en últimas 4 semanas. Semáforo verde/amarillo/rojo automático en HubSpot. Alerta automática a CS cuando score <70 con renovación en <90 días.

Retención

Semanas 4-8

Auditoría de stack — Uso real vs. licencias pagadas

Pull utilización de HubSpot (actividades/rep/semana), Gong (llamadas grabadas y revisadas), Outreach vs. Apollo (overlap funcional). Decidir consolidación. Objetivo: máximo 3 herramientas core para el equipo actual.

Eficiencia

Semanas 6-10

Forecast Model — Segmentar por stage y probabilidad real

Sustituir forecast basado en "intuición del rep" por modelo de conversión histórica por stage. Coverage mínimo 3x para Q objetivo. Dashboard semanal con pipeline al riesgo vs. comprometido vs. mejor caso.

Predictibilidad

Semanas 10-12

Expansión Revenue Engine — Playbook de upsell y ICP review

Identificar los 8-10 mejores clientes actuales: qué tienen en común. Eso es el ICP real (no el ICP hipotético). Diseñar primer motion de expansión para clientes en verde con +12 meses de contrato. Objetivo: NRR → 105%+ en Q3.

Crecimiento

Motor de Ingresos — Auditoría Completa